UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA

je k dispozici i kompletní dokument v PDF formátu - (800 kb, ZIP)

 

Obsah

1. Popis programu
1.1 Základní části programu
1.2 Popis jednotlivých nabídek programu
1.3 Struktura nabídek programu

2. Instalace programu
2.1 Požadavky na zařízení
2.2 Instalace programu
2.3 Konfigurace programu
2.3.1 Přenosové parametry
2.3.2 Pobočky a vnější linky
2.3.3 Telefonní seznamy, sazebníky
2.3.4 Nastavení parametrů pseudotarifikace
2.3.5 Údaje pro účtenky a fakturaci
2.3.6 Přístupová hesla

3. Postup při vyhodnocení
3.1 Vyhodnocení telefonického provozu
3.1.1 Vyhodnocení provozu na vnějších linkách
3.1.2 Vyhodnocení provozu na pobočkách
3.1.3 Funkce Filtrace a Utajení
3.2 Tisky sestav, účtenek a faktur
3.2.1 Tisky účtenek
3.2.2 Tisky faktur
3.2.3 Export do souboru
3.3 Předběžná kalkulace

4. Provoz v hotelu
4.1 Možnosti programu v režimu "Provoz v hotelu"
4.2 Hlavní ovládací prvky
4.3 Seznam pokojů
4.4 Postup při obsazování pokojů
4.5 Postup při vyúčtování, popř. uvolňování pokoje

5. Pravidelné sestavy
5.1 Příprava sestav a uložení jejich parametrů
5.2 Tisk pravidelných sestav

6. Speciální verze programu ALLWIN PLUS

7. Odstraňování problémů

 


1. Popis programu


1.1 Základní funkce programu

Program ALLWIN PLUS pro evidenci a vyhodnocení telefonického provozu pobočkových telefonních ústředen má dvě základní funkce:
přenos údajů o jednotlivých telefonních hovorech z pobočkové telefonní ústředny do počítače a jejich uložení na pevný disk počítače
(v některých speciálních případech může být tato funkce programu ALLWIN PLUS nahrazena jiným programem - Allnet, Alcaload, Comman apod..)
zpracování jednotlivých vyhodnocení pro státní linky, pobočky či jejich skupiny, tisk účtenek a faktur

Přenos údajů z pobočkové telefonní ústředny do PC může probíhat současně s jinou činností vašeho počítače. Přenos dat můžete spustit ve Windows v seskupení "Spustit při startu" v nabídce "Po spuštění" vašeho počítače. V takovém případě bude přenos údajů zahájen vždy při zapnutí vašeho počítače.
Přenos dat z ústředny je možno zahájit (a ukončit) také přímo z příslušného menu programu ALLWIN.EXE - tento způsob umožňuje plně využít vnitřní (nebo externí) vyrovnávací paměti některých pobočkových telefonních ústředen.
Program ALLWIN PLUS je možno spolehlivě provozovat pod operačním systémem Windows XP, Windows 95/98, Windows NT, Windows 2000, Milenium...


1.2 Popis jednotlivých nabídek programu

VYHODNOCENÍ, KALKULACE
Po stisku klávesy "Vyhodnocení, kalkulace" se zobrazí dílčí nabídka:
Pravidelné sestavy (jsou-li některé typy sestav uloženy), Vnější linky, Jednotlivé pobočky, Skupiny poboček (jsou-li některé pobočky zařazeny do skupin), Centra (skupiny skupin), Hotelové pokoje (je-li některá pobočka definována jako pokoj), Zúčtovací kódy (poskytuje-li je konkrétní pobočková ústředna a jsou-li zadány v konfiguraci), Předběžná kalkulace, Zpět.

Pravidelné sestavy
Jsou-li uloženy některé typy sestav (při tisku vyhodnocení) do souboru "xxx.ur", je možno je v této nabídce zvolit a provést celé vyhodnocení znova s jiným obdobím.

Vnější linky
Klávesa "Vnější linky" vyvolá obrazovku, ve které je možno vybírat linky pro vyhodnocení, určit období, za které chceme vyhodnocení provádět, zapínat či vypínat filtraci konkrétních typů hovorů a vybraných hovorů, utajení telefonních čísel ve výpisech a konečně provést samotné vyhodnocení pro zvolené období a linky.

Jednotlivé pobočky
Klávesa "Jednotlivé pobočky" vyvolá obrazovku, ve které je možno vybírat pobočky pro vyhodnocení, určit období, za které chceme vyhodnocení provádět, zapínat či vypínat filtraci konkrétních typů hovorů a vybraných hovorů, utajení telefonních čísel ve výpisech a konečně provést samotné vyhodnocení pro zvolené období a vybrané pobočky včetně statistických přehledů a fakturace.

Skupiny poboček
Jsou-li v "konfiguraci poboček" zařazeny některé pobočky do skupin, zobrazí se v nabídce "Vyhodnocení, kalkulace" klávesa "Skupiny poboček". Po stisku této klávesy je možno zvolit jednu nebo více skupin poboček pro vyhodnocení (současně jsou zobrazeny pobočky, které k dané skupině / skupinám přísluší). Po zadání parametrů pro vyhodnocení (období, filtrace, utajení...) je možno provést vyhodnocení celé skupiny. Fakturační údaje jednotlivých skupin zůstanou po vyplnění trvale uloženy v programu ALLWINPLUS.

Centra
Jsou-li v "konfiguraci poboček" zařazeny některé skupiny do center, zobrazí se v nabídce "Vyhodnocení, kalkulace" klávesa "Centra". Po stisku této klávesy je možno zvolit soubor předvolených skupin poboček pro společné vyhodnocení. Po zadání parametrů pro vyhodnocení (období, filtrace, utajení...) je možno provést vyhodnocení těchto skupin. Fakturační údaje jednotlivých skupin zůstanou po vyplnění trvale uloženy v programu ALLWIN PLUS.

Hotelové pokoje
Jsou-li v "konfiguraci poboček" definovány některé pobočky jako "pokoj", zobrazí se v nabídce "Vyhodnocení, kalkulace" klávesa "Hotelové pokoje". Po stisku této klávesy je možno volit jednu nebo více poboček pro vyhodnocení z podskupiny hotelových pokojů. Po zadání parametrů pro vyhodnocení (období, filtrace, utajení...) je možno provést vyhodnocení jednoho nebo více pokojů.

Zúčtovací kódy
Po stisku této klávesy je možno provádět vyhodnocení hovorů označených stejným číslem účtu (zakázky) bez ohledu na použitou pobočku telefonní ústředny. Tato funkce je aktivní pouze pro ústředny, které informaci o zúčtovacím kódu (account code) poskytují. U ústředen, které umožňují funkci "privátní hovory", je možno pro vyhodnocení vybrat pouze privátní (soukromé) hovory.

Filtrace
U všech režimů vyhodnocení je zařazena funkce "Filtrace". Po stisku klávesy "Filtrace ANO" se aktivují pro vyhodnocení vybrané druhy záznamů o hovorech. Tento výběr je možno provést po stisku klávesy "Filtry":

pouze volby čísla volané číslo / předčíslí
o délce větší nebo rovno 00:00:00
s cenou vyšší nebo rovno …….. Kč
zúčtovací kódy všechny, vybrané, (privátní hovory)
místní hovory ANO NE
meziměstské hovory ANO NE
mezistátní hovory ANO NE
ostatní hovory ANO NE
na služební čísla (S) ANO NE
příchozí hovory ANO NE
neúspěšné pokusy ANO NE
Pozn.: Telefonní čísla lze označit jako služební v konfiguraci uživatelského nebo speciálního telefonního seznamu písmenem "S" (např. 12345S).

Předběžná kalkulace
Stisknutím klávesy "Předběžná kalkulace" přivoláte obrazovku, na níž je možno zadat libovolné platné telefonní číslo a předpokládanou dobu trvání hovoru. K těmto údajům program automaticky přiřadí název volaného místa a vypočítá odpovídající cenu hovoru.

PŘENOS A ZÁZNAM DAT
P o stisknutí klávesy "Přenos a záznam dat" se zobrazí informační ikona s popisem přenosových parametrů (komunikační port, rychlost přenosu, parita, délka slova) pro přenos dat z ústředny do počítače a adresářem pro ukládání dat. Přenosové parametry je možno měnit v nabídce "Konfigurace".
Současně se zobrazí nabídka "Zahájit činnost" nebo "Ukončit činnost". Poznámka: U vybraných verzí programu ALLWIN PLUS je možno data přenášet přímo z diskety 3,5" nebo pomocí modemů po telefonní lince.

SLEDOVÁNÍ
Po stisknutí klávesy "Sledování" budou na obrazovce vypisovány záznamy o právě ukončených hovorech. Je možno vybrat vypisování všech záznamů přijatých z pobočkové ústředny, vypisování záznamů vedených pouze vybranými pobočkami nebo servisní režim sledování.

KONFIGURACE

Pobočky - instalace
Po stisknutí klávesy "Pobočky" můžeme zadávat parametry jednotlivých poboček. Parametry jednotlivých poboček jsou: číslo pobočky, název, zařazení mezi hotelové pokoje, skupina, příplatek k ceně hovoru (chcete-li pro některé pobočky změnit cenu za hovorné - např. rozpočítat provozní náklady za ústřednu...). Příplatek může být zadán jako procentuální k ceně jednotlivých hovorů nebo jako měsíční paušál. Pro současnou instalaci většího počtu poboček se shodnými parametry je možno využít nabídku "Společná instalace" nebo "Autodetekce".

Vnější linky - instalace
Po stisknutí klávesy "Vnější linky" je možno zadávat parametry jednotlivých vnějších linek. Parametry jednotlivých vnějších linek jsou: číslo linky, telefonní číslo, maska, typ tarifikace, provozovatel, cena hovoru pro Český Telecom, GTS, Dattel, Etel, Aliatel, Contactel nebo konkrétní program provozovatele GSM (EuroTel, Paegas, Oskar) nebo NMT (EuroTel). Pro současnou instalaci většího počtu linek se shodnými parametry je možno využít nabídku "Společná instalace" nebo "Autodetekce".

Zúčtovací kódy - instalace
Po stisknutí klávesy "Zúčtovací kódy" je možno zadávat parametry jednotlivých vnějších linek. Parametry jednotlivých zúčtovacích kódů jsou jejich názvy a číselná volba.

Centra - instalace
Po stisknutí klávesy "Centra" je možno přiřadit jednotlivé skupiny do Center. Centra slouží pro zjednodušení společného vyhodnocení souboru skupin.

Tarifikace, pseudo-pulsy
Po stisknutí klávesy "Tarifikace, pseudo-pulsy" se zobrazí nabídka, ve které je možno zadat parametry pro případ, že vaše ústředna nedostává (nebo neumí přijmout) od provozovatele vnějších linek hovorové nebo časové impulsy: období slabého a silného provozu, místní hovorné, korekce délky hovoru pro místní, meziměstské a mezistátní hovory. Dále je zde možno nastavit tarify jednotlivých programů GSM, NMT a tarif INTERNET 2002.

Telefonní seznamy, příčky
Po stisknutí klávesy "Telefonní seznamy, příčky" je možno prohlížet a editovat následující seznamy: UTO, Česká republika, Slovensko, Mezinárodní, Uživatelský, Bezplatné služby, Speciální služby. Seznamy "Česká republika", "Slovenská republika", "Mezinárodní" jsou pevně nastaveny výrobcem programu. Editovat je možno seznamy UTO, Uživatelský, Bezplatné služby, Speciální služby. V těchto seznamech je možno zadat čísla, která budou vyhodnocena podle tarifu INTERNET 2002. Seznamy je možno setřídit abecedně, podle čísel (předčíslí), podle tarifů (mezinárodní a ČR) a podle TTO (ČR).

Parametry přenosu dat
Po stisknutí klávesy "Parametry přenosu dat" se nastavují parametry pro přenos údajů o jednotlivých hovorech z pobočkové ústředny do počítače. Nastavují se následující údaje:
sériový port počítače (COM1, COM2, …), příp. disketová mechanika
rychlost přenosu (110, 150, 300, 600, 1200, 2400, 4800, 9600, 19200)
parita (žádná, lichá, sudá), datové bity (7 , 8), stop bity (1, 2)
adresář pro archivaci dat

Přenosové parametry programu ALLWIN PLUS musí být nastaveny ve shodě s nastavením v ústředně nebo polovodičovém bufferu!!
Poznámka:
Ve verzích pro ústředny, které mají parametry přenosu neměnné, jsou tyto parametry v konfiguraci programu ALLWIN PLUS nastaveny napevno.

Poznámka:
Speciální verze programu ALLWIN PLUS umožňují načítat záznamy o telefonních hovorech z diskety nebo ze souboru uloženého na disku. V takovém případě zvolte v "Parametrech přenosu dat" místo sériového portu např. disketovou mechaniku.
Vlastní přenos záznamů programu ALLWIN PLUS není využit v případě, kdy pro přenos záznamů o hovorech z ústředny do počítače využijete jiný program (ALLNET - pracuje jako NT servis, Alcaload - zajišťuje přenos ze síťového rozhraní ústředen Alcatel, Comman - zajišťuje přenos z IP bufferů).
Verze programu ALLWIN PLUS pro komunikaci s ústřednou po telefonní lince umožňují načítání záznamů o telefonních hovorech pomocí modemu.

Údaje pro účtenky a fakturaci
Po stisknutí klávesy "Údaje pro účtenky a fakturaci" je možno zadat následující fakturační údaje uživatele programu ALLWIN PLUS:
uživatel (název, adresa, PSČ) IČO, DIČ, bankovní spojení
konstantní symbol plateb, plátce DPH, sazba (%) DPH

Přístupová hesla
V této nabídce je možno zadat hesla pro přístup do programu ALLWIN PLUS a do jeho konfigurační části.

KONEC
Při ukončení vyhodnocování hovorného je, v případě, že je spuštěn přenos dat, umožněno ponechat po minimalizování vyhodnocovací části programu ALLWIN PLUS přenos v činnosti. Program je možno ukončit z kteréhokoliv místa stiskem kombinace kláves ALT+F4.


1.3 Struktura nabídek programu

Vyhodnocení, kalkulace

Pravidelné sestavy - jsou-li uloženy (tiskem do souboru "xxx.ur")

Vnější linky
Výběr linek
  Sledované období
  Filtrace - zapnuta x vypnuta (nastavení filtrů)
  Utajení - zapnuto x vypnuto
  Informace o vybraných linkách
Vyhodnotit
Třídění záznamů (podle data,linek, ceny, čísel, denního času..,)
  Tisk záznamů - na obrazovku, tiskárnu, do souboru
  Vyúčtování
- pro jednotlivé linky
  - souhrnný účet
  (možný tisk s rozpisem hovorů)

Jednotlivé pobočky
Výběr poboček
  Sledované období
  Filtrace - zapnuta x vypnuta (nastavení filtrů)
  Utajení - zapnuto x vypnuto
  Informace o vybraných pobočkách
  Vyhodnotit
Třídění záznamů (podle data, ceny, vol.čísla, denního času…,)
  Tisk záznamů - na obrazovku, tiskárnu, do souboru
  Vyúčtování
- pro jednotlivé linky
  - souhrnný účet
  (možný tisk s rozpisem hovorů)

Skupiny poboček (pouze jsou-li některé z poboček zařazeny do skupin)
Výběr skupiny nebo více skupin
  Sledované období
  Filtrace - zapnuta x vypnuta (nastavení filtrů)
  Utajení - zapnuto x vypnuto
  Informace o vybraných skupinách
Vyhodnotit
Třídění záznamů (podle data, poboček, vol. čísel, denního času,.,)
  Tisk záznamů - na obrazovku, tiskárnu, do souboru
  Vyúčtování
- pro jednotlivé linky
  - souhrnný účet
  (možný tisk s rozpisem hovorů, tisk faktur)

Zúčtovací kódy
Zadání názvu a číslené volby kódu
  Sledované období
  Filtrace - zapnuta x vypnuta (nastavení filtrů)
  Utajení - zapnuto x vypnuto
  Informace o vybraných kódech
Vyhodnotit
Třídění záznamů (podle data, vol. čísel, denního času,.,)
  Tisk záznamů - na obrazovku, tiskárnu, do souboru
  Vyúčtování
- pro jednotlivé zúčtovací kódy
  - souhrnný účet
  (možný tisk s rozpisem hovorů, tisk faktur)

Centra
Zadání názvu Centra
  Sledované období
  Filtrace - zapnuta x vypnuta (nastavení filtrů)
  Utajení - zapnuto x vypnuto
  Informace o vybraných skupinách poboček
Vyhodnotit
Třídění záznamů (podle data, vol. čísel, denního času,.,)
  Tisk záznamů - na obrazovku, tiskárnu, do souboru
  Vyúčtování
- pro jednotlivé skupiny poboček
  - souhrnný účet
  (možný tisk s rozpisem hovorů, tisk faktur)

Předběžná kalkulace
nastavení volaného čísla a doby trvání hovoru

Zpět

Přenos a záznam dat
Zahájit činnost (příp. přenos dat z diskety nebo po modemu)
  Ukončit činnost

Sledování
Sledování všech záznamů
  Sledování záznamů vybraných poboček skupin nebo hotelových pokojů
  Servisní režim

Provoz v hotelu
Speciální funkce pro hotelový provoz - viz kapitola 4.

Konfigurace

Pobočky - instalace
Instalace poboček (číslo, název, skupina, typ, příplatek)
je možno instalovat každou pobočku zvlášť, skupinu poboček současně nebo využít funkce automatická instalace (on-line nebo zpětně)

Vnější linky - instalace
Instalace vnějších linek (číslo, telef. číslo, maska, typ tarifikace, provozovatel, cena hovoru) je možno instalovat každou linku zvlášť, skupinu linek současně nebo využít funkce automatická instalace (on-line nebo zpětně)

Zúčtovací kody
Zúčtovací kódy (název, číselný kód) zadejte v souladu s nastavením pobočkové ústředny

Centra
Tato nabídka se zobrazí pouze v případě, že jsou v konfiguraci vnějších linek některé z těchto linek zařazeny do skupin poboček

Tarifikace, pseudo-pulsy
Období silného - slabého provozu (nastavení časového rozmezí silného provozu)
  Pseudopulsy
  Místní tarif
  Korekce
  Místní hovor
  Meziměstský hovor
  Mezistátní hovor
  Intemet 2002, Eurotel, Paegas, Oskar (nastavení parametrů tarifikace jednotlivých služeb)

Telefonní seznamy, příčky
Výběr seznamu
UTO
  Česká republika
  Slovensko
  Mezinárodní
  Uživatelský
  Bezplatné služby
  Speciální služby
  Příčky
Setřídit
Podle předčíslí
  Abecedně
  Podle tarifů (pouze Mezinárodní, ČR)
  Podle TTO (pouze ČR)
Prohlížení seznamů
(editace jen u UTO, Uživatelský, Bezplatné služby, Speciální služby, Příčky)

Parametry přenosu dat
Výběr komunikačního portu (COM1 - COMx)
  Volba přenosové rychlosti
  Volba parity (sudá, lichá, bez)
  Počet datových bitů (7, 8)
  Počet stop bitů (1, 2)
  Adresář pro záznam a archivaci dat (včetně plné cesty)
  (Volba disketové mechaniky pro čtení z diskety)

Údaje pro účty a fakturaci
Uživatel (název, adresa, PSČ)
  IČO
  DIČ
  bank. spojení
  konst. symbol plateb
  plátce DPH
  % DPH

Přístupová hesla
heslo pro vstup do programu
  heslo pro vstup do konfigurace


2. Instalace programu


2.1 Požadavky na zařízení

Program ALLWIN PLUS provozujte na osobním počítači s parametry minimálně podle následujícího seznamu:
PC AT
monitor VGA (černobílý nebo barevný)
min. 20 MB pevný disk
min. 512 kB volné operační paměti
min. jeden sériový port (plus rozhraní pro myš - RS232 nebo PS2)
Windows XP/Windows 95/Windows 98/Windows 2000/Windows NT


2.2 Instalace programu

1. Spusťte instalační program ALLWIN_SETUP.EXE (z pevného disku, z CD...)
2. Na monitoru se zobrazí základní instalační nabídka:
  - zvolte adresář pro instalaci vyhodnocovacího programu (přednastaven C:\ALLCOM, možno změnit na libovolný adresář, který bude instalačním programem vytvořen)
- zvolte typ ústředny, pro kterou program ALLWIN PLUS chcete používat
- vyberte počet poboček, pro který bude program ALLWIN PLUS určen a pro který budete požadovat instalační klíč
  - vyplňte přesný název uživatele programu ALLWIN PLUS
  - zvolte místo instalace - název příslušného TTO, UTO, MTO
  - potvrďte spuštění nainstalovaného programu ALLWIN PLUS po ukončení instalace
  - přečtěte si licenční ujednání a potvrďte souhlas s tímto ujednáním
  - stiskem tlačítka "KONEC" dokončete instalaci
  - zobrazí se okno "O programu", kde si můžete souhrně ověřit všechny instalační údaje
  - okno "O programu" zůstane otevřené cca 15 sekund, poté se automaticky uzavře a spustí se program ALLWIN PLUS
  - do okna "O programu" je možno vstoupit také stiskem spodní lišty v základní ikoně programu ALLWIN PLUS
  - okno "O programu" se zobrazí také při každém spuštění programu ALLWIN PLUS, není-li instalována ostrá verze
  - zvolte typ instalace (DEMO, TEST, OSTRÁ, UPGRADE)
  - DEMO je určeno pouze pro speciální instalace
  - TEST je plně funkční verze programu ALLWIN PLUS, která však některá volaná čísla nahrazuje nápisem TEST
  - při volbě "OSTRÁ" zadejte také číslo licence, které jste obdrželi od distributora programu
  - uložte nebo vytiskněte zákaznický list, ten odešlete faxem nebo e-mailem distributorovi
  - distributor vám obratem sdělí instalační klíč, odpovídající vámi zvoleným parametrům instalace a číslu vaší licence programu ALLWIN PLUS
3. Po splnění všech požadavků instalačního programu program sám nainstaluje soubor ALLWIN.EXE, ve kterém je obsažena přenosová (přenos po sériové lince a po modemu, příp. s využitím bufferů) i vyhodnocovací část programu. Dále jsou v souboru ALLWIN.EXE skryty základní konfigurační parametry (např.aktuální telefonní seznamy s tarify přepočtenými k místu instalace, seznamy UTO...) Další seznamy si uživatel vytváří sám během užívání programu (názvy poboček, čísla státních linek, pojmenování konkrétních vytáčených linek...). Tyto uživatelské seznamy se automaticky ukládají do souboru ALLxxxx.CFG. (znaky xxxx reprezentují číslo verze programu ALLWIN PLUS).

Upozornění: Na základě údajů zadaných při instalaci programu (typ ústředny, počet poboček, název uživatele, místo instalace) dostanete instalační klíč platný pro tyto údaje.
Název uživatele programu ALLWIN PLUS volte s rozmyslem, neboť bude použit v údajích pro fakturaci.

4. Rozhodněte, zda chcete spouštět přenos dat z nabídky "Po spuštění" vašeho počítače. V případě, že ano, vytvořte v seskupení "Spustit při startu" a nabídce "Po spuštění" zástupce programu ALLWIN PLUS s příkazovým řádkem pro spuštění přenosu:
C:\ALLCOM\ALLWIN COM2 1200,N,8,1
sériový port rychlost, parita, délka slova, počet stop bitů

Poznámka:
Pro zjednodušení postačí uvést pouze parametr "sériový port", např.:

C:\ALLCOM\ALLWIN COM2

V takovém případě použije program zbývající nastavení z nabídky "Konfigurace" základní části programu ALLWIN PLUS.

Upozornění:
Před spuštěním přenosu dat je nutno zkontrolovat, zda nedojde ke sporu o příslušný sériový port a o odpovídající přerušení s jiným programem (zejména ovladačem myši nebo modemu).
Neinstalujte na shodný sériový port ovladač pro myš (nebo pro modem) a současně přenos záznamů z pobočkové telefonní ústředny!!!
Máte-li na počítači instalovány také sériové porty COM3 a COM4, mějte na paměti, že COM1 a COM3 používají shodné přerušení IRQ4 a COM2 a COM4 používají shodné přerušení IRQ3. Proto neinstalujte např. ovladač myši na COM3, máte-li na COM1 spuštěn přenos záznamů programu ALLWIN PLUS, analogicky neinstalujte ovladač myši na COM4, máte-li na COM2 spuštěn přenos záznamů programu ALLWIN PLUS.

Můžete použít následující kombinace:
přenos ALLWIN PLUS na COM1 + myš (modem) na COM2 nebo COM4
přenos ALLWIN PLUS na COM2 + myš (modem) na COM1 nebo COM3

Poznámka: Některé verze programu ALLWIN PLUS umožňují načítat záznamy o telefonních hovorech z diskety, ze souboru uloženého na disku, po telefonní lince pomocí modemu (viz odstavec "Konfigurace programu" ) nebo po síti pomocí protokolu TCP - IP.


2.3 Konfigurace programu


2.3.1 Přenosové parametry

Nejprve je nutno nastavit přenosové parametry:

Zvolte komunikační port (COM1, COM2, COM3, COM4) podle toho, na které sériové rozhraní vašeho počítače je připojen propojovací kabel mezi ústřednou a PC.
Nastavte přenosovou rychlost, počet datových a stop bitů, paritu ve shodě s nastavením těchto parametrů vaší pobočkové ústředny (případně polovodičového bufferu). Vyberte a zapište adresář (včetně úplné cesty) pro ukládání nových a archivovaných údajů o telefonních hovorech.
Některé verze programu ALLWIN PLUS umožňují načítat záznamy o telefonních hovorech z diskety nebo ze souboru uloženého na disku. Chcete-li využít tuto službu, zvolte v "Parametrech přenosu dat" místo sériového portu např. disketovou mechaniku.

U speciálních verzí programu ALLWIN PLUS umožňujících přenos dat po telefonní lince pomocí modemu se telefonní číslo (příp. větší počet čísel) nastavuje po stisku klávesy "Zahájit přenos".


2.3.2 Pobočky, vnější linky

Ve shodě s konkrétní pobočkovou ústřednou "nainstalujte" do konfigurace programu ALLWIN PLUS pobočky a vnější linky:

Při instalování jednotlivých poboček máte možnost zadat jejich parametry:
pobočka, název, pokoj, skupina, příplatek
pobočka: číslo pobočky ve shodě s číslováním vaší ústředny
název: každé pobočce je možno přidělit název, pod kterým se bude později objevovat v jednotlivých výpisech. Není-li název zadán, zůstává označení shodné s číslem pobočky
skupina: možnost zařadit pobočku do skupiny, pro kterou je možno provádět hromadná vyhodnocení. I po zařazení pobočky do skupiny je zachována možnost provádět vyhodnocení této pobočky jednotlivě.
pokoj: zařazení příslušné pobočky do podskupiny "Hotelové pokoje"
příplatek: možnost účtovat každé pobočce rozdílný režijní příplatek k základní ceně hovoru, možnost zadat procentuální (%) příplatek k ceně hovoru nebo paušální měsíční (M) příplatek

Při instalování vnějších linek je možno současně zadat jejich parametry:
linka, telefonní číslo, maska, pulsy, provozovatel, způsob tarifikace, sazba

linka č.: číslo linky ve shodě s číslováním vaší ústředny
telefonní číslo: telefonní číslo, na které je daná linka zapojena
maska: předčíslí pro vstup do JTS, je-li zapojena daná linka na předřazenou pobočkovou ústřednu
provozovatel: možnost konfigurovat každou linku pro jiného provozovatele (Český Telecom, Etel, Paegas, Eurotel, Oskar, Aliatel, Contactel, GTS ...) s rozdílným způsobem tarifikace
Upozornění:
Provozovatel vnějších linek s názvem "Český Telecom (dříve SPT Telecom)" má zohledněn historický vývoj tarifních tabulek od roku 1993 do současnosti. To znamená, že jednotlivým hovorům jsou přiřazovány ceny podle tarifních tabulek platných v době uskutečnění hovoru. Pro úpravu ceny hovoru použijte "příplatek k ceně hovoru" pro konkrétní pobočky v "Konfiguraci poboček". Změnu ceny hovoru pro "Český Telecom" v konfiguraci vnějších linek provádějte pouze v souladu se skutečností.
způsob tarifikace pro každou konkrétní linku, cena za impuls / cena za minutu / GSM tarif…
"s" - 16kHz impuls každou sekundu - "i" - 16kHz tarif odvozený z roku 2000
"p" - pseudotarifikace podle ceny vypočítané na vašem počítači podle tarifních tabulek
"1" - propojovací impuls 16kHz znamená, že spojení bylo uskutečněno
GSM (NMT) tarif je aktivován, je-li konkrétní lince přiřazen provozovatel GSM (NMT) sítě (tento tarif umožňuje volbu příslušného programu sítě GSM - Eurotel, Paegas, Oskar nebo NMT - Eurotel)
jiný poskytovatel telefonního spojení (Etel, Aliatel, Contactel…)

Nainstalování poboček a vnějších linek nemá vliv na přenos záznamů o hovorech z ústředny do počítače. Vždy jsou přenášeny všechny záznamy o hovorech, které ústředna poskytne.


2.3.3 Nastavení parametrů pseudotarifikace

Nejsou-li konkrétní vnější linkou vaší pob. ústředny přijímány 16 kHz tarifní nebo vteřinové impulsy, vysílané provozovatelem telefonní sítě, můžete pro výpočet ceny hovoru využít pseudotarifikace podle nastavených parametrů (parametry jsou výrobcem přednastaveny pro aktuální období):

Nastavte období pro silný provoz. V souvislosti s tím se automaticky nastaví období pro slabý provoz. V období slabého provozu jsou poplatky za hovorné výrazně nižší než v období silného provozu, což program ALLWIN PLUS dokonale simuluje. Období slabého provozu je automaticky přiřazeno také volným dnům (So, Ne a svátkům).
U většiny státních linek jsou účtovány místní hovory podle doby trvání (např. Praha - v období silného provozu první 2 minuty za 2,80, v období slabého provozu první 2 minuty za 1,40. Pro linky bez přijímačů tarifních nebo vteřinových impulsů jde opět o dokonalou simulaci ALLWIN PLUS.
Nastavte doby jednotlivých korekcí (doba, o kterou bude záznam o hovoru zkrácen v případě, že konkrétní státní linka nepřijímá tarifní nebo vteřinové impulsy = průměrný čas vytáčení telefonního čísla, doby vyzvánění...). Opět jde o simulaci ALLWIN PLUS pro případ, že linka nepřijímá 16 kHz tarifní nebo vteřinové impulsy.
Korekce je možno nastavit zvlášť pro místní, meziměstské i mezistátní hovory. Jde samozřejmě o vratný proces, takže vyhodnocení je možno opakovaně provést a vytisknout pro volitelně nastavené korekce. V souvislosti s možností nastavit korekce v programu, doporučujeme nastavit korekce vaší pobočkové telefonní ústředny (má-li je vaše pobočková ústředna) na nulu.
Nastavte (zkontrolujte) tarify INTERNET 2002 a v případě, že používáte GSM/NMT brány nastavte konkrétní program provozovatele GSM/NMT.


2.3.4 Telefonní seznamy, sazebníky

Seznamy UTO
Každému místu instalace přiřadí program seznam MTO v rámci daného UTO. Pro případ, že dojde ke změně některého z předčíslí, dopište je do seznamu MTO a přiřaďte mu odpovídající místo.

Poznámka: Pro případná nově vzniklá MTO jsou v seznamech MTO připraveny názvy "místní MTO", "příměstský MTO". Těmito "názvy" - s odpovídajícími tarify - označte případná nově vzniklá MTO. U takto zadaných nových MTO bude při výpočtu pseudotarifu zohledněno období se zlevněným provozem. Chcete-li, aby byl uveden ve výpisech konkrétní název MTO, pojmenujte jej v seznamu "Uživatelský" (v souladu se zavedením do seznamu MTO podle předchozího postupu).

Seznamy České republiky, Slovenska a mezinárodní
V těchto seznamech jsou uvedena směrová čísla měst a zemí, podle kterých přiřadí program ALLWIN PLUS názvy míst k volaným číslům.

Seznamy uživatelský, speciální, bezplatných služeb
U těchto seznamů je možno zadat do volaného čísla tři parametry pomocí písmen U, P ,S:
Uživatelský (možnost pojmenovat volané číslo, tarif přiřazen automaticky)
Speciální (možnost pojmenovat volané číslo, možnost nastavit tarif)
Bezplatné služby (možnost pojmenovat volané číslo, tarif nulový)
U - 
utajit zvolené číslo vždy, bez ohledu na aktivaci funkce "Utajení"
P - 
účtovat zvolené číslo vždy podle pseudotarifikace bez ohledu na příjem 16 kHz impulsů
S - 
tzv. služební čísla, po nastavení filtru pro vyhodnocení SLUŽEBNÍ ČÍSLA NE" budou tato čísla pro konkrétní vyhodnocení odfiltrována

- Písmena U, P a S zadávejte přímo za volané číslo, například: 1234UP …
- V "Uživatelském seznamu" je možno také zvolit číslo (čísla), která budou vyhodnocena v režimu INTERNET 2002.


2.3.5 Údaje pro účty a fakturaci

Chcete-li tisknout jednotlivým uživatelům poboček či jejich skupin faktury, vyplňte v nabídce "Údaje pro účty a fakturaci" název a adresu fakturující firmy (jako základ názvu program využívá název uživatele zadaný při instalaci), IČO a DIČ, bankovní spojení, konstantní symbol plateb, plátce/neplátce DPH, sazba DPH.


2.3.6 Přístupová hesla

V této části konfigurace je možno nastavit heslo pro vstup do programu a heslo pro vstup do konfigurace. Heslo pro vstup do konfigurace má vyšší prioritu a umožní také vstup do programu a pro ukončení přenosu dat.


3. Postup při vyhodnocení


3.1 Vyhodnocení telefonického provozu


3.1.1 Vyhodnocení provozu na vnějších linkách

Tento druh vyhodnocení slouží zejména k porovnání účtu od provozovatele vnějších linek (např. Český Telecom, a.s.) se stavem zaznamenaným vaší pobočkovou ústřednou. Při vyhodnocení provozu na vnějších linkách používá program ALLWIN PLUS sazby nastavené v nabídce "Konfigurace - Vnější linky". Cena za hovor se vypočítá z počtu tarifních nebo vteřinových impulsů vyslaných provozovatelem státní linky (přijímá-li ústředna tarifní impulsy) nebo je vypočtena programem ALLWIN PLUS (v režimu pseudotarifikace).

Postup při vyhodnocení
V základní nabídce programu stiskněte klávesu "Vyhodnocení".
V dílčí nabídce stiskněte klávesu "Vnější linky".
Vyberte vnější linku (nebo více linek), pro kterou chcete vyhodnocení uskutečnit.(pravým tlačítkem myši nebo z nabídky "Vyber/vyluč")
Určete období pro vyhodnocení.
Nastavte filtry pro výběr konkrétních druhů telefonních spojení
Zvolte, zda chcete utajit telefonní čísla ve výpisech
Zvolte, zda chcete pobočky uvádět číslem nebo názvem
Stiskněte klávesu "Vyhodnocení". Na obrazovce se zobrazí údaje o všech hovorech, které splňují zadané parametry.
Po stisku klávesy "Setřídit" můžete zvolit uspořádání zobrazených záznamů podle státních linek, podle času uskutečnění hovoru, denního času, podle volaných čísel, délky nebo ceny hovoru.
Po stisku klávesy "Vyúčtování" můžete zvolit některý z typů účtenek nebo faktur pro vyhodnocení vybraných hovorů
Vybrané záznamy nebo vyúčtování se zvolenými parametry je možno vytisknout na obrazovku, do souboru nebo na tiskárnu.


3.1.2 Vyhodnocení provozu na pobočkách

Tento druh vyhodnocení slouží zejména k rozpočítání nákladů za telefonní hovory na jednotlivé pobočky. Při vyhodnocení provozu na pobočkách používá program ALLWIN PLUS ceny za tarifní impuls nastavené v nabídce "Konfigurace - Vnější linky" a k nim připočítává pro každou pobočku příslušnou přirážku (je-li nastavena). Přirážka se připočítává procentuálně k ceně každého hovoru účtovanému provozovatelem státní linky (přijímá-li ústředna tarifní impulsy), nebo vypočtenému programem ALLWIN PLUS (v režimu pseudotarifikace).

Postup při vyhodnocení
V základní nabídce programu stiskněte klávesu "Vyhodnocení".
V dílčí nabídce stiskněte klávesu "Jednotlivé pobočky", "Skupiny poboček" nebo "Hotelové pokoje".
Vyberte pobočku (pokoj, více poboček nebo pokojů, skupinu poboček), pro které chcete vyhodnocení uskutečnit.
Určete období pro vyhodnocení.
Nastavte filtry pro výběr konkrétních druhů telefonních spojení
Zvolte, zda chcete utajit telefonní čísla ve výpisech
Zvolte, zda chcete pobočky uvádět číslem nebo názvem
Stiskněte klávesu "Vyhodnocení". Na obrazovce se vypíší údaje o všech hovorech, které splňují zadané parametry.
Po stisku klávesy "Setřídit" můžete zvolit uspořádání vypsaných hovorů podle poboček, podle času uskutečnění hovoru, podle denního času, podle volaných čísel, délky nebo ceny hovoru.
Po stisku klávesy "Vyúčtování" můžete zvolit některý z typů účtenek nebo faktur pro vyhodnocení vybraných hovorů.
Vybrané záznamy nebo vyúčtování se zvolenými parametry je možno vytisknout na obrazovku, do souboru nebo na tiskárnu.

Poznámka:
Při vyhodnocení skupin poboček zůstávají fakturační údaje jednotlivých odběratelů uloženy v konfiguraci programu ALLWIN PLUS. Toho je možno využít v případě, že chcete tisknout některé faktury opakovaně stále stejným odběratelům.
Chcete-li získat shodnou závěrečnou sumu za zvolené období pro pobočky i pro státní linky, nastavte v nabídce "Konfigurace - Pobočky" položku "Přirážka" u všech poboček na nulu. Chcete-li vyhodnotit také nejnovější údaje o telefonních spojeních, zkontrolujte, zda při spuštěném přenosu dat již neprobíhá archivace aktuálních hovorů uložených např. ve vyrovnávací paměti ústředny.
Zvolíte-li pro vyhodnocení všechny pobočky nebo jejich skupiny, můžete provést doúčtování celkového rozdílu ceny za hovory zjištěné programem ALLWIN PLUS a ceny uvedené ve fakturách za hovorné vystavených provozovatelem vnějších linek. Tento rozdíl bude proporcionálně rozpočítán k nákladům za hovorné všech poboček.
Provádíte-li pravidelně některý druh vyúčtování, můžete jeho parametry uložit do položky "PRAVIDELNÉ SESTAVY" (tiskem sestavy do souboru s názvem "xxx.ur").


3.1.3 Funkce Filtrace a Utajení

Pro všechny typy vyhodnocení je možno aktivovat funkci "Filtrace" a "Utajení".

Funkce "Filtrace" aktivuje výběr druhů záznamů o hovorech (zabrání zobrazení, vyúčtování a vytištění nevybraných hovorů).
POUZE TELEFONNÍ ČÍSLO - vyhodnotí pouze spojení na konkrétní volané číslo nebo předčíslí
O DÉLCE VĚTŠÍ NEBO ROVNO - vyhodnotí pouze spojení o délce shodné nebo větší než zvolíte
S CENOU VYŠŠÍ NEBO ROVNO - vyhodnotí pouze spojení o ceně shodné nebo vyšší než zvolíte
MÍSTNÍ HOVORY - vyhodnotí místní hovory
MEZIMĚSTSKÉ HOVORY - vyhodnotí meziměstské hovory
MEZISTÁTNÍ HOVORY - vyhodnotí mezistátní hovory
NA SLUŽEBNÍ ČÍSLA - umožní nezařadit do vyhodnocení tel. čísla označená v editovatelných seznamech v "Konfiguraci" písmenem "S"
PŘÍCHOZÍ HOVORY - umožní statisticky vyhodnotit příchozí hovory
NEÚSPĚŠNÉ POKUSY - nevyhodnotí čísla, kde jde o zřejmý omyl (např. je-li po směrovém předčíslí vytočeno méně než tři číslice nebo v případě pseudotarifikace spojení kratší než filtry nastavené v "Konfiguraci"

Poznámka:
U vybraných typů pobočkových ústředen ISDN, které poskytují do záznamu o příchozím hovoru údaj o čísle volajícího, je možno provádět také třídění a statistická vyhodnocení podle čísel volajících účastníků.

Funkce "Utajení" povolí zobrazit ve všech výpisech pouze část volaného čísla tak, aby byla zachována anonymita volaného. Ve výpisech budou zobrazena v takovém případě pouze volaná předčíslí, aby bylo možno určit volanou lokalitu a přidělit jí odpovídající tarif.


3.2 Tisky sestav, účtenek a faktur

Tisky provedených vyhodnocení je možno provádět na obrazovku, do souboru nebo na tiskárnu. Před tiskem na tiskárnu můžete na obrazovce zobrazit sestavu přesně v tomtéž tvaru, v jakém bude vytisknuta - "černé na bílém".


3.2.1 Tisk účtenek

Při volbě "Účtenky jednotlivých linek (jednotlivých poboček, skupin poboček)" budou vytisknuty parametry vybraných vnějších linek (poboček, skupin poboček), zvolené období, za které vyúčtování provádíme a závěrečná suma za všechny hovory, které splňují zvolené parametry, na zvláštní účtenku pro každou linku (pobočku, skupinu poboček).
Při volbě "Souhrnný účet" budou údaje o všech zvolených linkách nebo pobočkách vytisknuty včetně ceny a DPH na jedinou účtenku.
Při volbě ".. s rozpisem hovorů" budou navíc k předchozím údajům vytisknuty údaje o všech hovorech, které splňují zvolené parametry.
Jednotlivé účtenky, souhrnné účty (příp. s rozpisem hovorů) mohou být tisknuty také jako přílohy při tisku faktur.


3.2.2 Tisk faktur

Pro jednotlivé skupiny poboček je možno vytvořit databázi odběratelů, která zůstane trvale uložena v konfiguraci programu. Pro každou skupinu je možno zadat název odběratele, adresu, IČO a DIČ.

Stejné údaje je možno vyplnit při tisku faktury v režimu vyhodnocení jednotlivých poboček. V tomto případě je však nutno při změně odběratele zadávat tyto údaje znova (program si při vyhodnocení jednotlivých poboček pamatuje pouze poslední zadané údaje o odběratelích). Chcete-li pro některé jednotlivé pobočky tisknout faktury pravidelně, vytvořte pro každou takovou pobočku novou skupinu. Pro jednotlivé skupiny jsou fakturační údaje o odběratelích uloženy v programu ALLWIN PLUS pro opakovaná vyhodnocení.
Pozn.: Při tisku faktur je možno k ceně za hovory připojit paušální částku např. jako náhradu za používání ústředny.


3.2.3 Export do souboru

Zvolený typ vyúčtování (účtenky, faktury..) je možno exportovat do textového souboru. Záznamy o jednotlivých telefonních hovorech je možno navíc exportovat také do databázového formátu. Databázový formát výstupního souboru je vytvořen vždy, zadáte-li název souboru "xxxxx.dbf". Při exportu do "DBF" můžete vybrat položky, které mají být exportovány. Exportovaný databázový soubor je možno dále zpracovat např. tabulkovým procesorem.

Zvolený typ vyúčtování (účtenky, faktury..) je možno exportovat do souboru s názvem "xxx.ur". V takovém případě bude při vyhodnocení zobrazena možnost použít tuto pravidelnou sestavu (výběr poboček, linek, skupin, filtry, třídění) pro další vyhodnocení v jiném období.


3.3 Předběžná kalkulace

Nabídka "Předběžná kalkulace" ve "Vyhodnocení" umožňuje zjistit předem cenu za konkrétní telefonní hovor na kterékoliv místo v republice nebo na světě. Nejprve zvolte pobočku, ze které chcete hovor provést (bude zohledněn případný příplatek k ceně hovoru), zadejte číslo, na které budete volat (program k němu přiřadí název volaného místa), dále předpokládanou dobu trvání hovoru. Po zadání doby trvání hovoru program automaticky vypočítá cenu za telefonní hovor se zadanými parametry.


4. Provoz v hotelu

Režim "Provoz v hotelu" se objeví v hlavním menu programu ALLWIN PLUS pouze v případě, že některé z poboček mají v konfiguraci nastaven atribut "POKOJ". Tyto pobočky se pak objevují v "seznamu pokojů", lze s nimi však samozřejmě zacházet - při běžných režimech vyhodnocení - stejně jako s ostatními pobočkami.


4.1 Možnosti programu v režimu "Provoz v hotelu"

V režimu Provoz v hotelu je možno zadávat datum příchodu a jméno hosta, kontrolovat a vyúčtovat hovorné a tisknout účtenky. Zadané údaje je možno kdykoli dodatečně upravit. Je možno též provést průběžné vyúčtování a nechat pokoj nadále "obsazený" od okamžiku vyúčtování (to je praktické např. pokud host nebo obsluha požaduje vyrovnat hovorné, aniž by host již skutečně "uvolňoval" pokoj).

4.2 Hlavní ovládací prvky

Obsluha software může většinu funkcí ovládat pomocí hlavního roletového menu v okně "Provoz v hotelu", pro zjednodušení některých často používaných operací jsou určeny ovládací prvky v horní části okna:
Panel "Seznam pokojů" umožňuje přepínat mezi režimy seznamu "volné/obsazené/všechny"
Panel "Stav k..." informuje o přesném čase (CMOS počítače) - tento údaj program používá např. při "obsazování" pokoje
Panel "Vybráno..." informuje o příp. počtu pokojů vybraných pro společné obsazování/vyúčtování
Klávesa "Vybrat (přidat)..." umožňuje rychlý výběr položky seznamu, kterou je zadána ve vedlejším text-edit-boxu (je možno zadat číslo pobočky, název pokoje nebo i pouze část jména hosta apod.)
Zvýrazněná klávesa "Vyúčtovat/obsadit" umožňuje vyvolat základní funkce seznamu (funkce klávesy závisí na poloze "kurzoru" - tj. zvýrazněného řádku v seznamu). V nabídce (pop-up-menu), která se objeví po kliknutí na tuto klávesu v režimu "Vyúčtovat", je možno zvolit typ účtenky, popř. "uvolnit" pokoj "bez vyúčtování". Shodná nabídka je též v hlavním menu "Vyúčtovat".
Klávesa "Zavřít" znamená odchod z režimu "Provoz v Hotelu" (pro vstup i výstup z tohoto režimu je možno použít klávesovou zkratku <F7>)

Pozn.: Pro naprosté usnadnění vstupu do okna "provoz v hotelu" ze základního okna programu ALLWIN PLUS je možno použít též klávesu s ikonou "Hotel" nebo ještě lépe Double-Click na logo dodavatele SW...

Klávesa "Zrušit/obnovit výběr" slouží ke zrušení/nastavení příznaku "vybraný" jednotlivých položek seznamu
Kliknutím na ZÁHLAVÍ (popisku) některých sloupců seznamu je možno seznam (vzestupně) setřídit podle zvoleného kritéria [viz. též menu "Setřídit"]. Po kliknutí na záhlaví sloupce "Hovorné" program spočítá aktuální stav hovorného všech obsazených pokojů [viz. též menu "výpočet hovorného"].


4.3 Seznam pokojů

Další funkce jsou prováděny přímo v seznamu, který je hlavním prvkem okna: (některé funkce pouze "zjednodušují" shodné funkce hlavních ovládacích prvků)

Všechny pokoje (obsazené i volné):
V 1. sloupci je možno kliknutím označit (popř. zrušit) položku seznamu jako "vybranou". (např. pro společné obsazování/vyúčtování více pokojů současně) - viz. též klávesa "Zrušit/Obnovit výběr". Vybrané položky seznamu jsou označeny odlišnou barvou.

Pozn.: Nelze vybírat "obsazené" i "volné" pokoje současně.

Volné pokoje:
"Double-Click" na údaj "volný pokoj" připraví (vybere) pokoj pro obsazení, následný "Double-Click" pokoj obsadí. (shodná funkce - viz. též klávesa "OBSADIT")

Obsazené pokoje:
Ve sloupci "Uživatel (host)" je možno zadat jméno hosta (max. 16 znaků)
Ve sloupci "Hovorné účtováno od" je možno měnit datum a čas, od kdy je hovorné počítáno (při "obsazení" pokoje sem program vkládá aktuální hodnotu času z CMOS)
Sloupec "Hovorné [Kč]" zobrazuje aktuální stav hovorného (údaj >viz.výpočet< znamená, že hovorné je třeba spočítat; stačí např. Double-Click na tento údaj nebo kliknutí na záhlaví). - viz. též menu "Výpočet hovorného"
Pokud je vybráno více než 1 obsazených pokojů a umístíte-li editovací okénko na položku "jméno hosta" nebo "účtováno od", nabídne program v panelu "vybráno..." (nahoře) volbu "UPRAVOVAT SOUČASNĚ". Takto je umožněno upravit VŠEM VYBRANÝM pokojům příslušný údaj SOUČASNĚ (při přechodu na jinou kolonku nebo položku seznamu se volba "upravovat současně" vždy zruší)


4.4 Postup při obsazování pokojů

Zvolte seznam "volných" nebo "všech" pokojů (hlavní menu nebo panel "Seznam...").
Vyberte příslušnou položku seznamu - pokoj - kliknutím na čtvereček vlevo nebo Double-Click na údaj "volný pokoj". (Obsazujete-li pouze jeden pokoj, stačí na položku pouze umístit "kurzor").
Klikněte na zvýrazněnou klávesu "OBSADIT" (nebo Double-Click na údaj "obsadit").
Program označí pokoj(e) jako obsazený(é), nyní můžete zadat jméno hosta případně upravit datum a čas obsazení. Chcete-li údaje měnit pro více pokojů současně, klikněte na "Obnovit výběr" a dále na "upravovat současně".


4.5 Postup při vyúčtování, popř. uvolňování pokoje

 
Zvolte seznam "volných" nebo "všech" pokojů (hlavní menu nebo panel "Seznam...")

Vyberte příslušnou položku seznamu - pokoj - kliknutím na čtvereček vlevo. (vyúčtováváte-li pouze jeden pokoj stačí na položku pouze umístit "kurzor"). Pro seznamy s více položkami je též možno s výhodou využít klávesu "Vybrat..." (zadáte-li např. "Nov" bude Vám nabídnut pokoj obsazený hostem "Jiří Novotný", pak stačí jen stisknout <ENTER> nebo kliknout na "Vybrat (Přidat)..." apod.)

Klikněte na zvýrazněnou klávesu "VYÚČTOVAT" (nebo totéž v hlavním menu).
V následující nabídce zvolte typ účtenky: s rozpisem/bez rozpisu apod. (Nabídka obsahuje také volbu "Pouze uvolnit".)
Program přepočítá hovorné, připraví účtenky a nabídne jejich TISK.
Po odeslání účtenek na tiskárnu budete dotázáni, zda chcete pokoj(e) UVOLNIT, popř. PONECHAT nadále obsazen(é) (v tomto případě program datum "obsazení" změní na aktuální, jméno hosta ponechá). Doporučujeme volbu provést až po ukončení tisku, protože program po "uvolnění" původní údaje o obsazení vymaže a bylo by nutné je zadávat znovu.

Před realizací většiny důležitých voleb (zejména při uvolňování pokojů nebo společných úpravách údajů) program požaduje od obsluhy jejich potvrzení, v případě omylu je samozřejmě možné údaje obnovit (např. podle knihy hostů) a vyúčtování hovorného provést znovu.

V případě, že byste v seznamu nechtěně provedli nějaké změny, je zde ještě jedna možnost, jak je zrušit:
Po kliknutí pravým tlačítkem myši na klávesu "Zavřít" Vám program nabídne zrušení všech změn provedených od vstupu do okna "Provoz v Hotelu".


5. Pravidelné sestavy

Funkce "Pravidelné sestavy" usnadňuje uživateli provádět taková vyhodnocení, která se často opakují. Pomocí funkce "Pravidelné sestavy" je možno všechny parametry takovéhoto vyhodnocení uložit k pozdějšímu (i opakovanému) použití.


5.1 Příprava sestav a uložení jejich parametrů

a) Připravte si libovolnou sestavu:
vyb erte např. několik jednotlivých poboček, nastavte některé filtry, setřiďte záznamy podle některého kriteria, ve "Vyúčtování" zvolte např. Souhrnný účet, sestavu si nejprve vytiskněte "na obrazovku" a ujistěte se, že je to typ sestavy, kterou budete chtít tisknout pravidelně.
b) Nyní můžete parametry sestavy uložit do seznamu "pravidelných" takto:
V menu "Tisk sestavy" zvolte "EXPORT DO SOUBORU" a zadejte nějaký soubor s příponou "xxx.UR" - třeba SEST1.UR a soubor uložte ("OK"). Program si do souboru uloží všechny potřebné údaje, které bude potřebovat při příštím tisku obdobné sestavy, tj. např. čísla vybraných položek (poboček, skupin atd.), nastavení všech filtrů, způsob třídění záznamů a typ sestavy (např. Souhrnný účet s rozpisem hovorů)
Pozn.: Všimněte si možnosti zjednodušeného zadávání "sledovaného období" po kliknutí na šipku vedle boxu "období od...". Nejčastěji používaným obdobím pravděpodobně bude "minulý měsíc".


5.2 Tisk pravidelných sestav

a) 

V hlavním menu titulního okna programu ALLWIN PLUS zvolte "Vyhodnocení - pravidelné sestavy" (můžete též využít "klávesové zkratky" - přednastaveno je <ENTER>, zkratku lze uživatelsky změnit)

b) 
zvolte "Výběr sestav" (v menu, klávesou nebo Double-Clickem na seznam vybraných sestav) a vyberte sestavy, které chcete vytisknout (zkuste např. dvoustránkové sestavy "Vrátnice" a "internet") Výběr nebo zrušení výběru se provádí kliknutím na název sestavy - vybrané jsou označeny "fajfkou". (Kromě názvu sestavy je v řádku též její popis, který si může uživatel podle potřeby upravit)
c) 
potvrďte výběr a zvolte "Vyhotovit". Program ALLWIN PLUS připraví sestavu(y) - nejprve zobrazuje proces přípravy - a poté nabídne TISK.
d) 
Sestavy nyní můžete vytisknout a ověřit si, ze každá odpovídá jinému nastavení výběru, filtru atd.

********************************************


6. Speciální verze programu ALLWIN PLUS

verze pro činnost v síti
verze pro přenos a ukládání záznamů o hovorech jako NT servis (ve spolupráci s programem ALLNET)
verze pro přenos dat pomocí protokolu TCP-IP pro ústředny Alcatel (ve spolupráci s programem Alcaload)
verze pro přenos dat pomocí protokolu TCP-IP (ve spolupráci s programem Comman)
verze pro přenos dat po telefonní lince pomocí modemů
verze pro různé typy bufferů (TC 310, Inoma, VP-xMT …)
verze pro přenos záznamů z diskety 3,5" (např. pro zařízení DIRTES)


7. Odstraňování problémů

Přenos dat nenabíhá po spuštění počítače (nesvítí ikona pro přenos dat)
zkontrolujte, zda máte správně uvedeny přenosové parametry programu ALLWIN PLUS v seskupení "Po spuštění" Windows (příklad: C: \ALLCOM\ALLWIN.EXE COM2 1200,N,8,1)

Přenos dat je spuštěn, data se nepřenáší (ikona pro přenos dat svítí)
zkontrolujte stav kabelu od ústředny k vašemu počítači (zda je vůbec připojen, zda je připojen ke správnému sériovému portu, zda není přerušen, zda je dodrženo schema jeho zapojení pro konkrétní typ pobočkové telefonní ústředny)
zkontrolujte, zda máte v konfiguraci parametrů přenosu dat programu ALLWIN PLUS nastaveny přenosové parametry shodně s nastavením přenosových parametrů ústředny
zkontrolujte, zda máte správně uvedeny přenosové parametry v zástupci pro přenos dat programem ALLWIN PLUS v seskupení "Po spuštění" Windows

Z ústředny do počítače jsou nějaká data přenášena, nelze je však vyhodnotit
zkontrolujte obsah souboru DATA.OLD v adresáři pro ukládání záznamů z pobočkové ústředny (přednastaven je adresář, kde je instalován program ALLWIN PLUS). Jsou-li v souboru DATA.OLD správně uvedeny záznamy o hovorech, zkontrolujte nastavení datumu (zejména roku) vaší telefonní ústředny. (v případě, že vaše pobočková ústředna neposkytuje údaj o roku, zkontrolujte také nastavení roku ve vašem počítači - údaje o hovorech jsou v tomto případě zařazovány do aktuálního roku podle nastavení počítače).
Jsou-li v souboru DATA.OLD uvedeny nesmyslné znaky (rozsypaný čaj), zkontrolujte shodu nastavení přenosových parametrů programu ALLWIN PLUS a vaší pobočkové telefonní ústředny.

Program ALLWIN PLUS nelze spustit
zkontrolujte, zda máte v zástupci pro spuštění programu ALLWIN PLUS správně zapsanou cestu k programu a jeho název (příklad: C:\ALLCOM\ALLWIN.EXE)

 
ALL.COM - software, s.r.o., Milady Horákové 845/96, 170 00 Praha 7
tel.: 233 320 517, 233 324 003
mobil: 602 805 252
e-mail: info@allsoft.cz
Poslední aktualizace:
1. února 2016